Личное дело чиновника

Личное дело чиновника — комплекс документов ведомственного учета. Велись структурной частью учреждения, ведавшей личным составом. В XVIII в. и первой половине XIX в. личные дела оформлялись на одного и того же чиновника при всех служебных изменениях: назначении на должность, перемещении по службе, выдаче пособий, назначении пенсий и т.д. С 1858 г. стало вестись одно личное дело о службе чиновника с момента его назначения до выхода в отставку или смерти.

Личные дела, как правило, содержали прошение о приеме на службу, метрическую выпись, документ о происхождении, аттестат или диплом об образовании, свидетельство о вступлении в брак и другие документы, на основании которых составлялся полный формулярный (послужной) список. В ходе службы личные дела пополнялись краткими формулярными списками о представлении к чинам и наградам, иногда и полными формулярными списками в связи с назначением или избранием на новую должность, копиями указов или приказов царя, указов Сената, свидетельствами о пожаловании дворянства или почетного гражданства по чину или ордену, аттестатами о службе, прошениями об отпусках, пенсиях, пособиях, а со второй половины XIX в. — паспортами (в большинстве случаев заграничными), метрическими записями на детей, справками полицейских участков или градоначальников о благонадежности, свидетельствами о приписке к призывному пункту и другими документами.
Личные дела высших чинов, занимавших должности не ниже 4-го класса — министров, товарищей министров, главноуправляющих и других, хранились в ведомствах, а дубликаты — в Государственной канцелярии и канцеляриях департаментов Сената, так как большинство из этих лиц являлось членами Государственного совета и сенаторами, или в с.е.и.в. канцелярии, через которую проходило представление их царю на утверждение.

Личные дела чиновников центральных и местных учреждений, утверждение которых на должности производилось министрами и главноуправляющими (председателей судебных и казенных палат, попечителей учебных округов, директоров гимназий и реальных училищ, фабричных инспекторов и др.). хранились в центральных учреждениях.

Личные дела чиновников местных учреждений, назначение которых производилось местными властями, хранились в тех учреждениях, где чиновники находились на службе.